제조부서장으로 부임하고 나서 가장 먼저 조정한 것 중 하나가 바로 '회의 시간'이었습니다. 출근하자마자 시작되는 주간 회의, 생산 이슈 공유 회의, 품질 대책 회의... 회의실에 앉아 있는 시간은 길었지만, 정작 회의가 끝나고 문을 나설 때 "그래서 누가, 언제까지, 무엇을 해야 하지?"라는 물음에 명쾌하게 답할 수 있는 경우는 많지 않았습니다.
과거 제가 기술지원과 고객대응 업무를 수행할 때, 고객사 현장에서는 단 10분의 짧은 미팅으로도 수억 원대 장비의 운명이 결정되곤 했습니다. 그때 배운 것은 '회의는 말을 하는 시간이 아니라 의사결정을 하는 시간'이라는 점이었습니다. 오늘은 제조부서장으로서 제가 우리 팀의 회의 문화를 혁신하기 위해 적용한 '데이터 기반의 고효율 회의 기술'을 공유합니다.
1. 회의의 목적을 '공유'에서 '결정'으로 전환하라
단순한 정보 공유를 위한 회의는 이메일이나 메신저, ERP 공지사항으로 충분합니다. 제가 소집하는 모든 회의에는 명확한 '의사결정 항목'이 있습니다. 회의 시작 전, "오늘 이 미팅의 목표는 3라인 자재 교체 시점을 결정하는 것입니다"라고 선포하는 식입니다.
목표가 분명하면 곁가지로 새는 대화를 차단할 수 있습니다. 기술대응 현장에서 문제의 원인을 정확히 타격하듯, 회의에서도 논의의 초점을 결정해야 할 문제에 고정시키세요. 목적이 달성되는 순간, 예정된 시간이 남았더라도 회의를 종료하는 것이 부서장의 단호함입니다.
2. 데이터 없는 주장은 '사견'일 뿐입니다 (데이터 기반 소통)
회의가 길어지는 가장 큰 이유는 각자의 경험과 감정에 근거해 논쟁하기 때문입니다. 저는 회의 테이블에 반드시 MES(제조실행시스템) 데이터나 품질 분석 리포트를 띄워둡니다. "라인이 좀 느린 것 같습니다"라는 말 대신 "3공정의 사이클 타임이 표준 대비 5% 지연되고 있습니다"라고 말하게 합니다.
고객대응을 할 때 수치로 증명하지 못하면 고객을 설득할 수 없듯이, 내부 회의에서도 숫자가 언어가 되어야 합니다. 데이터가 중심에 있으면 감정 섞인 비난은 사라지고, 현상에 대한 객관적인 분석과 창의적인 대안만 남게 됩니다.
3. 15분 스탠딩 미팅: 현장과 사무실의 간극 줄이기
긴급한 이슈가 터졌을 때 저는 팀원들을 회의실로 부르지 않습니다. 대신 현장 라인 옆에서 '스탠딩 미팅'을 가집니다. 앉으면 편해지고, 편해지면 말이 길어지기 마련입니다. 서서 진행하는 회의는 본능적으로 핵심만 말하게 만듭니다.
특히 기술대응이 시급한 상황에서 현장의 기계 소음을 들으며 진행하는 미팅은 사무실에서는 절대 느낄 수 없는 긴박함과 실재감을 줍니다. 현장의 문제를 현장에서 결정하는 것, 이것이 제조부서장이 실무자들의 시간을 존중하고 생산성을 지키는 가장 확실한 방법입니다.
4. 회의의 완성은 '5W1H 액션 플랜'입니다
회의실 문을 나서는 순간, 논의된 내용은 휘발되기 시작합니다. 저는 회의가 끝나기 전 반드시 5W1H(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 왜, 어떻게)에 기반한 액션 플랜을 정리하여 공유합니다.
- Who: 품질팀 박 과장이
- When: 내일 오전 10시까지
- What: A 시료에 대한 비파괴 검사를 완료하고
- How: ERP 결과 보고서 형태로 제조팀에 공유함
이 한 장의 정리 메모가 없는 회의는 시간 낭비일 뿐입니다. 명확한 책임 소재와 기한을 정해주는 것, 그것이 기술지원 현장에서 배운 '완벽한 마무리'의 미학입니다.
5. 결론: 리더의 회의 운영 능력이 곧 조직의 속도입니다
제조업의 경쟁력은 '누가 더 빨리 문제를 발견하고 해결하느냐'에 달려 있습니다. 그리고 그 해결의 시작점은 바로 회의입니다. 부서장이 회의를 효율적으로 운영할 때, 팀원들은 본연의 업무인 생산과 개선에 더 많은 에너지를 쏟을 수 있습니다.
동료 부서장 여러분, 오늘 예정된 회의 리스트를 한 번 살펴보십시오. 꼭 모여야만 해결되는 일인가요? 회의 시간 1시간을 줄이면, 우리 팀원 10명의 소중한 10시간을 벌어주는 셈입니다. 오늘부터 데이터로 말하고 짧게 결정하는 '스마트 미팅'으로 우리 공장의 엔진 소리를 더 경쾌하게 만들어 보십시오.